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Diagrama de flujo de procesos: qué es, símbolos, un ejemplo y cómo hacerlo
Por TOR studio · Actualizada el · 7 min de lectura
La respuesta corta
Un diagrama de flujo de procesos es un dibujo que muestra, paso por paso y con símbolos estándar, cómo se hace una tarea en tu empresa: dónde empieza, qué actividades lleva, dónde hay que decidir y dónde termina. Sirve para que todos entiendan el proceso igual, encontrar dónde se atora y decidir qué se puede automatizar.
¿Qué es un diagrama de flujo de procesos?
Es la representación gráfica de un proceso: cada paso es una figura, las flechas indican el orden y los rombos marcan las decisiones que cambian el camino. Se lee de arriba abajo o de izquierda a derecha, y cualquier persona de la empresa debería poder seguirlo sin que nadie se lo explique.
Ejemplo: el proceso de alta de un cliente nuevo, desde que entrega sus documentos hasta que queda registrado con su crédito autorizado.
¿Para qué sirve un diagrama de flujo?
Para tres cosas. Para alinear: muchas veces cada área cree que el proceso es distinto, y dibujarlo lo hace evidente. Para mejorar: se ven los pasos repetidos, las esperas y las capturas dobles. Y para capacitar y automatizar: un proceso dibujado se le enseña a alguien nuevo en minutos y se le entrega a quien lo va a automatizar sin malentendidos.
Lo más común al dibujar un proceso por primera vez: descubrir que el mismo dato se captura dos o tres veces en sistemas distintos.
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es la secuencia de tareas, personas y aprobaciones por la que pasa un trabajo hasta terminarse: quién hace qué, en qué orden y con qué información. El diagrama de flujo es su dibujo. Cuando se habla de «automatizar el flujo de trabajo», se refiere a que esas tareas avancen solas con reglas claras.
Ejemplo: la solicitud de un viático pasa del empleado a su jefe, de su jefe a finanzas y de finanzas a pago. Ese recorrido es el flujo de trabajo.
¿Cómo se automatiza un flujo de trabajo después?
Con el diagrama en la mano, se marcan los pasos que siguen una regla fija (capturar, copiar datos de un sistema a otro, enviar un aviso, armar un reporte) y se conectan los sistemas para que sucedan solos. Los rombos de decisión se vuelven reglas («si el crédito alcanza, sigue; si no, avisa a cobranza») y las personas intervienen solo donde hace falta criterio.
Sin diagrama, automatizar es adivinar. Por eso todo proyecto de automatización serio empieza por dibujar el proceso.
Símbolos del diagrama de flujo
| Símbolo | Forma | Qué significa | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Inicio y fin | Óvalo | Dónde empieza y dónde termina el proceso | «Llega un pedido», «Pedido entregado» |
| Actividad | Rectángulo | Una tarea que alguien o algo realiza | «Surtir el pedido» |
| Decisión | Rombo | Una pregunta con dos o más salidas, normalmente sí o no | «¿Tiene crédito disponible?» |
| Documento | Rectángulo con la base ondulada | Un documento que se genera o se usa | «Factura», «Orden de compra» |
| Conector | Círculo pequeño | Une partes del diagrama que están lejos o en otra página | Un círculo con la letra A en los dos extremos |
| Línea de flujo | Flecha | El orden en que suceden los pasos | De «Validar crédito» a «Surtir» |
Estos símbolos vienen de la norma ISO 5807 y son los que entiende casi cualquier persona. Para procesos complejos existe una notación más completa (BPMN), pero para empezar bastan estos seis.
Ejemplo de diagrama de flujo de procesos: un pedido
El proceso de un pedido en una distribuidora, descrito paso a paso como se dibujaría.
- 01 Inicio: llega el pedidoÓvalo. El pedido entra por teléfono, correo, WhatsApp o el portal de clientes.
- 02 Registrar el pedidoRectángulo. Ventas captura cliente, productos, cantidades y fecha de entrega solicitada.
- 03 ¿Tiene crédito disponible?Rombo. Si la respuesta es no, la flecha va a «Solicitar pago anticipado o aviso a cobranza» y regresa cuando se resuelve. Si es sí, continúa.
- 04 SurtirRectángulo. Almacén aparta y prepara las piezas. Si falta algo, otro rombo: ¿se entrega parcial o se espera?
- 05 FacturarRectángulo y documento. Se emite la factura con los datos del pedido, sin volver a capturarlos.
- 06 Fin: entregarRectángulo y óvalo. Se entrega con su remisión firmada y el pedido se cierra.
Tipos de diagrama de flujo
Cómo hacer un diagrama de flujo de procesos en cinco pasos
- 01 Elige un proceso y define sus límitesUn solo proceso, con su inicio y su fin claros: «desde que llega el pedido hasta que se entrega».
- 02 Pregunta a quien lo haceSiéntate con las personas que lo operan y anota cómo se hace hoy, no cómo dice el manual que se hace.
- 03 Lista los pasos y las decisionesEn orden, con verbos: registrar, validar, surtir. Marca cada pregunta que cambia el camino.
- 04 Dibújalo con los símbolosÓvalos, rectángulos, rombos y flechas. Si participan varias áreas, usa carriles.
- 05 Valídalo y marca lo que se puede mejorarRecórrelo con el equipo usando un caso real y marca esperas, capturas dobles y pasos que siguen una regla fija: ahí está lo automatizable.
¿Cuánto cuesta mapear y automatizar un proceso?
| Opción | Costo | Qué considerar |
|---|---|---|
| Hacerlo tú | Sin costo: papel, pizarrón, Excel o una herramienta gratuita de diagramas | Para la mayoría de los procesos de una sola área basta; lo difícil es que el equipo diga cómo se hace de verdad |
| Mapa de datos y procesos con TOR studio | $30,000 MXN, abonables al proyecto | 2 a 3 semanas: tus procesos dibujados, qué se automatiza, qué datos se conectan y cuánto cuesta |
| Automatización de un proceso | Desde $60,000 MXN | 3 a 6 semanas: mapa del proceso, flujo automatizado con aprobaciones, conexión con tus sistemas y capacitación |
Precios de referencia más IVA. Si solo necesitas el diagrama para capacitar o documentar, hazlo tú con los cinco pasos de arriba; contratar conviene cuando quieres automatizar lo que dibujaste. Ver Inteligencia de negocios y automatización →
Preguntas frecuentes
¿Qué es un diagrama de flujo en pocas palabras?
Es un dibujo con símbolos estándar que muestra los pasos de un proceso, en orden, con sus decisiones, desde que empieza hasta que termina.
¿Cuáles son los símbolos de un diagrama de flujo?
Los básicos son el óvalo (inicio y fin), el rectángulo (actividad), el rombo (decisión), el documento (rectángulo con base ondulada), el conector (círculo) y la flecha (orden de los pasos).
¿Qué significa el rombo en un diagrama de flujo?
Una decisión: una pregunta con dos o más salidas, casi siempre sí o no. De cada salida sale una flecha hacia el paso que corresponde.
¿Cuál es la diferencia entre un diagrama de flujo y un flujo de trabajo?
El flujo de trabajo es el recorrido real de las tareas, personas y aprobaciones; el diagrama de flujo es el dibujo de ese recorrido.
¿Qué es un diagrama de flujo por carriles?
Es un diagrama dividido en franjas, una por área o persona, donde cada paso va en el carril de quien lo hace. Sirve para ver las entregas entre áreas.
¿En qué programa se hace un diagrama de flujo?
Puedes empezar en papel o en un pizarrón. Para pasarlo en limpio sirven Excel, una presentación o cualquier herramienta gratuita de diagramas; lo importante son los pasos, no el programa.
¿Qué proceso de tu empresa se hace a mano todos los días?
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